5 vinkkiä tehokkaampaan työviikkoon
Jokaisella on viikossaan 168 tuntia. Yrittäjälläkin iso osa näistä tunneista menee (toivottavasti!) nukkumiseen, vapaa-ajanviettoon ja ylipäätään kaikkeen muuhun paitsi työntekoon.
Viikossa ehtii kuitenkin saada paljon aikaiseksi, kun se on jäsennelty oikein. Tässä vinkkejä työtuntien optimointiin ja tehokkaaseen työviikkoon.
1. Suunnittele viikkosi etukäteen
Hyvä suunnittelu auttaa hahmottamaan kaikki työn alla olevat tehtävät ja niiden prioriteetit. Työviikon aloittaminen ja toimeen tarttuminen on helpompaa, kun työt on hyvin suunniteltu. Hyvin suunniteltu työviikko auttaa keskittymään tärkeimpiin tehtäviin, jotka vievät yritystäsi eteenpäin ja kohti tavoitteitasi.
Listaa kaikki asiat, jotka viikon aikana pitää saada hoidettua. Muista pilkkoa isot projektit pienempiin osiin. Tee halutessasi itsellesi “lukujärjestys” jakamalla viikon tehtävät eri päiville tai tee pelkkä viikkokohtainen lista, jos se toimii sinulla paremmin.
Ota myös huomioon, että toiset päivät ovat tehokkaampia kuin toiset. Meneekö maanantai vielä viikonlopun jäljiltä hyvää työrytmiä hakiessa? Ovatko energiatasosi perjantaisin jo nollissa? Jos tehokkaimmat työpäiväsi ovat tiistaista torstaihin, suunnittele työviikkosi sen mukaisesti.
2. Listaa seuraavan päivän 3 tärkeintä tehtävää jokaisen työpäivän päätteeksi
Käytä jokaisen työpäivän päätteeksi 5 minuuttia listataksesi seuraavan päivän 3 tärkeintä tehtävää. Näin aamulla ei tarvitse tuhlata kallista aikaa miettimällä mistä aloittaisit, vaan pääset aloittamaan työpäivän tehokkaasti ruksimalla tehtäviä listalta tärkeysjärjestyksessä.
Muista myös jättää työpäivään tilaa yllättäviin tilanteisiin ja ennakoimattomiin asioihin. Työpäivät harvoin sujuvat aivan kuten olit suunnitellut, joten liian tiukka aikataulu on varma tapa kiireen maksimointiin.
3. Suunnittele työpäivät oman rytmisi mukaisesti
Jos ajatuksesi juoksee kirkkaana ja pää on täynnä ideoita heti aamusta, ei silloin kannata tuhlata aikaa laskentataulukoiden tuijotteluun tai myyntilaskujen lähettämiseen, vaan ennemmin suunnitella vaikka seuraavan kuun markkinointia tai keskittyä muihin luovuutta vaativiin projekteihin.
Jos taas lounaan jälkeen ajatus käy hitaalla, voi olla hyvä aika esimerkiksi käydä läpi sähköpostit tai tehdä jotain muuta vähemmän keskittymistä vaativaa.
4. Pilko isommat projektit pienempiin osiin
Isompien projektien aloittamista tulee helposti välteltyä, jos ei tiedä mistä alkaisi. Aina löytyy pitkä lista kaikkea muutakin tekemistä ja mammuttiprojektin aloittaminen lykkääntyy.
Välttelyn sijaan isommat projektit kannattaakin pilkkoa helpommin hallittaviksi pienemmiksi kokonaisuuksiksi, jolloin yksittäisiin tehtäviin tarttuminen on paljon helpompaa ja motivoivampaa.
Näin pystyt myös hahmottamaan mitä yksittäisiä tehtäviä isompi projekti pitää sisällään ja kuinka paljon aikaa niille tulisi varata. Erittäin toimiva tapa on pilkkoa isot projektit noin tunnin mittaisiksi tehtäviksi.
5. Pidä taukoja
Useimmat meistä pystyvät keskittymään vain noin puolitoista tuntia kerrallaan. Tämän jälkeen keskittyminen herpaantuu ja työn laatu kärsii.
Pidä lyhyitä taukoja noin 90 minuutin välein pitääksesi mielesi virkeänä ja työnteon tuottavana. Loputon puurtaminen ilman taukoja kääntyy nopeasti itseään vastaan. Kun keskittyminen on nollassa, yksinkertaisetkin tehtävät vievät paljon aikaa ja tuntuvat haastavilta. Pidä 5 minuutin paussi vaikka kuuntelemalla lempimusiikkiasi tai tee pieni kävely korttelin ympäri.
Ja muista syödä! Lounaan tai välipalan skippaaminen tehokkuuden nimissä voi tuntua houkuttelevalta kun on kova kiire ja deadline painaa päälle, mutta tarvitset energiaa pystyäksesi keskittymään. Pyri pitämään lounastauko aina samaan aikaan ja lähde pois työpöydän äärestä.